இன்றைய நவீன உலகில் பெரும்பாலானோர் ஒன்றுக்கும் மேற்பட்ட மின்னஞ்சல் கணக்கை வைத்துள்ளனர்.பிறருக்கு அனுப்புகிற மின்னஞ்சல் கடிதங்களில் நீங்கள் பின்பற்ற வேண்டிய நல்வழிகள் நிறைய உள்ளன.
1. முதலில் மின்னஞ்சலை பொறுத்தவரை அவற்றை அனுப்பி விட்டால் மீண்டும் பெற முடியாது என்பதனை உணர்ந்து கொள்ள வேண்டும். எனவே அனுப்பும் முன் கவனமாக அதனைக் கவனித்த பின்னரே அனுப்ப வேண்டும்.
பொதுவாக மின்னஞ்சலில் எழுத்துப் பிழைகளையும், இலக்கணப் பிழைகளையும் யாரும் பொருட்படுத்துவதில்லை. மிக நெருக்கமான நபர்களுக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பும் போது பிழைகளுடன் அனுப்பினால் தவறில்லை. ஆனால் முன் பின் தெரியாதவர்களுக்கு மின்னஞ்சல்களை அனுப்பும் பொழுது எந்தப் பிழைகளுமின்றி அனுப்புங்கள்.
இதற்காகவே Word Spell Checker போன்ற Programs-கள் உள்ளன. எனவே அவற்றை நம் எழுத்துப் பிழைகளை திருத்தி அனுப்ப பயன்படுத்தலாம்.
2. மின்னஞ்சல் யாருக்கு போய் சேர வேண்டுமோ அவருக்கு மட்டும் பதிலை அனுப்பி வையுங்கள். தேவையில்லாமல் Reply All பட்டனை அழுத்தி உங்கள் பதிலை எல்லாருக்கும் அனுப்பி வைக்காதீர்கள்.
குறிப்பாக News Group, Mailing List போன்றவற்றில் Reply All பட்டனைப் பயன்படுத்தாதீர்கள். மின்னஞ்சல் சேவையில் மட்டும் மிக மிக தேவைப்பட்டால் மட்டுமே Reply All பட்டனை அழுத்துங்கள்.
3. நேரில் ஒருவரிடம் பேசும் பொழுது உங்கள் முக பாவனை பேச்சின் ஏற்ற இறக்கம், அங்க அசைவுகளை வைத்து நீங்கள் கோபத்திலா அல்லது கேலியாகவா அல்லது மகிழ்ச்சியுடனா பேசுகிறீர்கள் என்பதை எடை போட முடியும்.
ஆனால் மின்னஞ்சல் என்பது வெறும் Text-ஐ அடிப்படையாகக் கொண்டது. எனவே நீங்கள் சாதரணமாக அனுப்புகிற மின்னஞ்சலை ஒருவர் தவறுதலாக புரிந்து கொள்ள முடியும். இதைத் தவிர்க்க Smileys எனப்படுகிற அடையாளங்களை மின்னஞ்சலில் சேர்க்க வேண்டும்.
4. ரகசிய மின்னஞ்சல்ள், தனிப்பட்ட விஷயங்களை கொண்ட மின்னஞ்சல்கள் போன்றவற்றை அனுப்பும் போது பெறுநருடைய முகவரியைச் சரி பாருங்கள்.
5. ஒரே மின்னஞ்சலை உங்கள் நண்பர்கள் எல்லோருக்கும் அனுப்புகிறீர்கள் என வைத்துக் கொள்ளுவோம். உங்களுடைய நண்பர் ஒருவருக்கு, உங்களுடைய மற்றொரு நண்பர், நண்பராக இருக்க வேண்டிய அவசியமில்லை.
எனவே அவர் மற்றவருடைய மின்னஞ்சல் முகவரியை தெரிந்து கொண்டிருக்க வேண்டிய தேவையில்லை. ஆகவே நீஙகள் BCC-யை பயன்படுத்தி அதில் எல்லாருடைய முகவரிகளையும் தெரிவிக்க வேண்டும்.
கருத்துகள் இல்லை:
கருத்துரையிடுக